Privacy Policy

Effective date: September 27, 2026

Last updated: October 25, 2026

9577-0574 Québec Inc. (the "Company", "we", "us", "our") recognizes the importance of protecting your personal information. This policy explains how we collect, use, keep and disclose your personal information.

Personal information is any information about you that allows you to be identified directly or indirectly (for example, by combining it with other information). This policy applies to the users and customers of our websites, applications, services and products (collectively, "entento")

Our services are intended for real estate brokers and real estate brokerages located in Canada. We do not seek to collect information about people who are not located in Canada.

By providing us with your personal information after being informed of this policy, in accordance with applicable laws, you consent to the collection, use, retention and disclosure of your personal information on the terms of this policy. Your consent may also be implied in certain cases, depending on your reasonable expectations.

We reserve the right to update this policy at any time, and changes will take effect on the date stated in the change. Please check regularly whether this policy has been changed. We consider that you have accepted the changes to this policy if you continue to provide us with personal information after the changes take effect.

Who collects your personal information?

Your personal information is collected by the Company on its own behalf.

Your personal information may also be collected on our behalf by third parties, for example: our payment service provider when you subscribe; Google, when you choose to sign in with your Google account; our analytics provider when you use our websites and applications.

Personal information collected and how it is collected

Your personal information is collected directly from you when you provide it to us, for example:

online, on our website and in our mobile applications, in particular when you create an account and fill in your profile
through emails you send us, including emails you forward to entento to add to your files;
when you upload documents, photos or receipts.

In addition, we may also collect personal information when you contact our customer support.

The personal information we collect includes: last name, first name, email address, phone number, profile photo; details of communications between you and us.

The types of personal information we collect depend on several factors and on the context. We collect only the personal information we consider necessary to carry on our business and to achieve the purposes identified.

Your personal information is also collected from third parties as follows: when you voluntarily connect an integration, we receive information from that service (Google Calendar, Google Tasks, Google Drive and Gmail: calendar events and tasks, folder references and the files you choose, and emails, including their content, if you turn on email reading; Follow Up Boss: contacts and transactions; QuickBooks and Zoho Books: invoices, payments and expenses); when a broker, brokerage or member of your team who uses our services records information about you in a file; or as otherwise permitted by applicable laws. We do not buy or rent personal information from data brokers.

entento’s use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. This information is used only to provide the features you see in entento: sending email from your address, showing the email threads linked to a file, flagging emails from people on your files that need your reply and suggesting a reply you review before sending it, putting your dates on your calendar, syncing your tasks and saving your documents to Google Drive. To flag these emails and suggest a reply, the text of the latest message is processed by Google Gemini through entento's servers; only a short description of the request and the suggested reply are kept, and they are deleted when the person writes again, when you use or discard the reply, after 30 days, or when you turn email reading off. It is not sold, not used for advertising, and not used to develop or train generalized artificial intelligence models. No person reads your emails, except with your consent, for security purposes or to comply with the law. You can disconnect Google at any time in Settings › Integrations.

We collect personal information automatically on our websites and applications through analytics tools or digital tags. These analytics tools collect only a limited set of data: the date and time of the visit, the pages and screens viewed, the features used, the buttons and links you click (including their text), the length of the session, and the type and version of the browser, device or operating system you use. Only if you accept analytics cookies in the cookie notice is your Internet protocol address (IP address) also collected and this data linked to your account (name and email address), so we can help you when you contact us. We do not record your screen. We also keep technical error reports (error message, page or screen concerned, app version and device type) to fix problems. On our website, this information is collected using cookies, as described in more detail below; our mobile applications collect the same information, without cookies, when you are signed in.

We do not collect any payment card information. Payments made on our websites or applications are processed directly by our payment service provider, Stripe, Inc., which alone has access to payment card information and is PCI-DSS Level 1 certified. Online transactions are secured according to this provider's transmission standards, so that transactions are transmitted and processed securely.

Purposes of collection

We collect personal information for the following purposes:

to provide the services or information you request;
to process your requests and manage your listings, transactions, contacts, documents and signatures;
to send you emails and notifications related to the services;
to manage billing and process payments;
to handle and resolve complaints and dissatisfaction;
to communicate with you in the course of our business, for internal quality assurance or to manage the quality of the information provided;
to detect and prevent fraud, abuse and security incidents;
to understand how our services are used in order to improve them and fix errors, and for statistical and accounting purposes (in the latter case, the personal information is aggregated and anonymized);
to inform you of news, updates, information and special offers about the Company's services, in accordance with anti-spam laws and with your express consent where required (you may unsubscribe at any time);
if we have reasonable grounds to believe it may be useful in an investigation into a breach of a federal, provincial or foreign law, or to protect or defend a legal interest;
to create and manage your account and subscription, including the free trial period;
as required or permitted by applicable laws.

In addition to the purposes above, we will inform you of any other purposes for which your personal information is collected no later than at the time it is collected.

If we wish to use personal information collected for purposes that were not previously disclosed to you, we will ask for your separate consent before using it, unless applicable laws allow us to do so without your consent.

Technologies used that include functions allowing people to be identified, located or profiled

We may use cookies. Cookies are pieces of information sent to your computer or mobile device when you visit a website. Cookies are stored, temporarily or permanently, on the hard drive of your computer or mobile device, leaving a trace of your visit. When you visit a website, a cookie may be created and kept, which allows the website to "recognize" you each time you visit it.

Cookies that allow you to be identified, located or profiled are turned off by default. You must accept them first. You may refuse these cookies, but in that case you will not be able to use certain features.

Cookies may allow us to analyze your personal preferences, interests or behaviour when you browse the Internet. They help improve your online experience by saving your browsing preferences, analyzing how our websites work, carrying out statistical analyses and recommending content to you.

We use the following cookies: (1) essential cookies and local storage, placed by entento, that keep you signed in and remember your preferences (language, date format, display) and your cookie choice; these cookies do not identify you for profiling purposes and do not require your consent; (2) analytics cookies from PostHog, Inc. (analytics provider, privacy policy: https://posthog.com/privacy), which link your use of our website to your IP address, name and email address, and are placed only if you accept them in the cookie notice. You can change your choice at any time using the "Cookie settings" link in our online privacy policy. We do not use any advertising cookies.

We will ask you beforehand whether you accept or refuse cookies that allow you to be identified, located or profiled.

Many major websites use cookies. Most browsers are initially set to accept them. If you wish, you can change your browser settings so that it warns you when you receive a cookie or refuses to accept them.

Although you are not required to accept cookies, some features of a website may not work properly if you refuse them. For an overview of how to block or delete cookies in the most common browsers, see: https://www.allaboutcookies.org/

Refusing the collection of personal information

You may refuse the collection of personal information about you. However, refusing such consent may limit our ability to offer you services or sell you products. We will not refuse a request for a product or service from you if you refuse such consent, unless the collection is necessary for that purpose. Your consent to our use of your personal information for secondary purposes (for example, marketing) is therefore not mandatory.

Access to personal information inside and outside the Company?

Only members of our staff who are authorized and need access to your personal information in the course of their duties have access to it. These people have access only to the personal information they need to do their work.

We will disclose personal information about you to third parties (the type of information disclosed depends on the situation) only in the following cases:

you have authorized us to disclose the information to a third party for a specific purpose;
third parties acting on behalf of the Company as agents or service providers (for example: Supabase, Inc., for database hosting (in Canada), sign-in and file storage, which receives all of your account information; Vercel Inc., for hosting our website, which receives the IP address and technical connection data; Stripe, Inc., for payment processing, which receives your name, email address and billing information; Google LLC, for artificial intelligence features (Gemini), for address search and maps, and for the fonts of our website, which receives the content you submit to these features and, when a page loads its fonts, your IP address; PostHog, Inc., for usage analytics, which receives usage data linked to your name and email address; Resend, Inc., for sending emails, which receives the recipient's address and the content of the email; 650 Industries, Inc. (Expo), for delivering notifications to the phone app, which receives the phone's notification address and the title and text of the notification; Apple Inc., for delivering notifications to iPhones and iPads, which receives the same information, and for subscriptions bought in the phone app, which Apple processes with your Apple account; RevenueCat, Inc., for managing subscriptions bought in the phone app, which receives your account identifier and the details of the purchase; the notification service of your web browser (for example Apple, Google or Mozilla), when you turn on notifications on the website, which receives each notification in encrypted form only), and the information is disclosed to them only for that purpose, it being understood that these third parties must comply with strict contractual terms that require them to keep all information confidential, to use it only for that purpose and not to keep the information once the contract ends;
to meet legal requirements;
if we are required to provide personal information in response to a duly issued court order, a subpoena to produce documents, an investigation by the authorities, or where otherwise required by applicable laws;
if the Company ever sells all or part of its business or assets, or merges, as required by such a transaction, including during due diligence;
as required or permitted by applicable laws.

We inform the members of our staff of their obligation to keep personal information confidential, and we make them aware of the importance of protecting its confidentiality. Members of our staff may use personal information only in accordance with this policy and our other policies.

Measures taken to ensure the confidentiality and security of personal information

We put in place reasonable physical, technological and administrative security measures to protect personal information against loss or theft and against unauthorized access, disclosure, copying, use or modification. The nature of the security measures varies according to the sensitivity of the personal information collected, its quantity, distribution and format, and the methods of storage. These measures include:

physical measures, for example hosting our data in secure data centres operated by our service providers;
technological measures, for example encryption of data in transit (TLS 1.2 or higher) and at rest (AES-256), hashing of passwords, and database-level access controls that limit each user to their own information;
administrative measures, for example role-based access controls for teams, staff access limited to what is strictly necessary, and regular security reviews.

Where is personal information kept, and may it be disclosed outside Québec?

Depending on its nature, personal information may be kept at the Company's offices, in various computer systems of the Company or of our service providers, or in the storage facilities of the Company or of our service providers.

Your personal information is hosted in Canada, on servers of Supabase, Inc. located in Montréal, Québec, where the server functions that process it when you use entento also run. It may, however, be disclosed outside Québec and Canada, in particular in the United States, to our service providers (Vercel, Stripe, Google, PostHog, Resend, Expo, Apple, RevenueCat and the notification service of your web browser) and, when you connect them, to your integrations (Follow Up Boss, QuickBooks, Zoho Books and Dropbox), for the purposes described above, which may include collection, use, disclosure or retention. In that case, your personal information is also subject to the laws of the jurisdiction concerned.

How long do we keep your personal information?

We keep the personal information we collect for as long as necessary to achieve the purposes identified, and for as long as it is reasonable to do so for customer service, legal or business purposes. The retention period depends on the purposes identified and on the nature of the information. When this period ends, the information is permanently and securely destroyed or anonymized, in accordance with applicable laws.

When an account is deleted, we keep the name and email address of the person who held it, and the reason they gave for closing it, for one (1) year, to answer questions about that account. The name and email address are then destroyed, and only the reason is kept, without any information that identifies the person.

Rules for websites, applications and social media sites operated by third parties

Our websites or applications may contain links to third-party websites or applications (collectively and individually, "Third-Party Sites") that may take you away from our website or application. We provide these links for convenience. Third-Party Sites are not under our control, and we therefore have no control over their privacy and confidentiality practices. Any personal information transmitted through Third-Party Sites is therefore subject to the privacy policy of those Third-Party Sites. It is your responsibility to read it to protect your personal information.

We may use third-party social media sites (for example, Facebook and Instagram). Social media accounts are public and are not operated by us. If you decide to interact with us through these third-party social media sites, you should first read their privacy policy.

Personal information provided to us through social media accounts is collected to capture conversations (for example, questions and answers, comments, "likes", shared posts) between you and us. It may be used to respond to requests, carry out statistical evaluations, for reporting purposes and for all other purposes described in this policy.

Your rights and how to exercise them

You have the following rights, within the limits and on the terms of applicable laws:

to access your personal information;
to correct or update your personal information;
to withdraw your consent at any time (withdrawal of consent binds us with respect to the use of personal information based on that consent, but does not affect use based on your consent before it was withdrawn);
to request the deletion of your personal information if it is outdated or not justified by the purposes of collection.
to obtain a copy of the personal information you provided to us in a structured, commonly used technological format; you can do this yourself at any time in entento, from Settings ("Download all data").

If you ask to withdraw your consent to the use, disclosure and retention of your personal information, how the request is handled will depend on the situation and the purpose involved. Depending on the case:

you may withdraw your consent, but we will no longer be able to offer you a service or product that depends on it;
you cannot withdraw your consent because the processing of your personal information is necessary or mandatory.

In all cases, we may have to keep certain personal information to meet our legal obligations.

You may exercise the rights above at any time by contacting the Company's person in charge of the protection of personal information (see below).

The request must contain enough information for us to process it. We undertake to respond to requests within a reasonable time and, as far as possible, within thirty (30) days, as provided by applicable laws. However, we must first verify the identity of the person making the request.

We will make sure your personal information is as accurate, complete and up to date as possible for the purposes for which it is used. It is, however, your responsibility to keep your personal information, such as your contact details, up to date with us.

How we handle complaints about the protection of personal information

You may file a complaint with the Company's person in charge of the protection of personal information (see below) if you believe we are not meeting our obligations regarding the protection of personal information. We will acknowledge receipt of your complaint, may contact you for more details, will investigate the complaint confidentially, and will let you know the findings of the investigation. If your complaint is justified, we will take the appropriate measures to correct the situation. If you are not satisfied with our internal review of your complaint, you may contact the bodies responsible for the protection of personal information: the Office of the Privacy Commissioner of Canada (federal), the Commission d'accès à l'information du Québec, the Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia or the Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta.

Contact

You can contact the Company's person in charge of the protection of personal information by email (support@entento.com) to exercise your rights, to ask questions about our personal information practices, or to make a complaint about the protection of personal information.

Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 27 septembre 2026

Date de la plus récente mise à jour : 25 octobre 2026

9577-0574 Québec Inc. (la « Société », « nous », « nos », « notre ») reconnaît l’importance de protéger vos renseignements personnels. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels.

Un renseignement personnel est tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements). La présente politique s’applique aux personnes utilisatrices et aux personnes clientes de nos sites web, applications, services et produits (collectivement, « entento »)

Nos services s’adressent aux courtiers immobiliers et aux agences immobilières situés au Canada. Nous ne cherchons pas à recueillir des renseignements sur des personnes qui ne sont pas situées au Canada.

En nous fournissant vos renseignements personnels après que vous ayez été informés de la présente politique, en application des lois applicables, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la communication de vos renseignements personnels selon les modalités de la présente politique. Votre consentement peut également être implicite dans certains cas, selon vos attentes raisonnables.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente politique à tout moment et ces modifications entreront en vigueur à la date indiquée dans la modification. Vous êtes priés de vérifier régulièrement si la présente politique a été modifiée. Nous considérons que vous avez accepté les modifications à la présente politique si vous continuez à nous fournir des renseignements personnels après l’entrée en vigueur des modifications.

Qui recueille vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont recueillis par la Société pour son propre compte.

Vos renseignements personnels peuvent également être recueillis pour notre compte par des tiers, par exemple : notre fournisseur de services de paiement lorsque vous vous abonnez; Google, lorsque vous choisissez de vous connecter avec votre compte Google; notre fournisseur d’outils analytiques lorsque vous utilisez nos sites web et applications.

Renseignements personnels recueillis et méthodes de collecte

Vos renseignements personnels sont recueillis directement auprès de vous lorsque vous nous les fournissez, par exemple :

en ligne, sur notre site web et dans nos applications mobiles, notamment lorsque vous créez un compte et remplissez votre profil
par des courriels que vous nous envoyez, y compris ceux que vous transférez à entento pour les ajouter à vos dossiers;
lorsque vous téléversez des documents, des photos ou des reçus.

En plus de ce qui précède, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels lorsque vous communiquez avec notre soutien à la clientèle.

Nous recueillons notamment les renseignements personnels suivants: nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, photo de profil; détails des communications entre vous et nous.

Les types de renseignements personnels que nous recueillons dépendent de plusieurs facteurs et du contexte. Nous ne recueillons que les renseignements personnels que nous considérons nécessaires pour la conduite de nos activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Vos renseignements personnels sont également recueillis auprès de tiers de la manière suivante : lorsque vous connectez volontairement une intégration, nous recevons des renseignements provenant de ce service (Google Agenda, Google Tasks, Google Drive et Gmail : événements d’agenda et tâches, références de dossiers et fichiers que vous choisissez, ainsi que courriels, y compris leur contenu, si vous activez la lecture des courriels; Follow Up Boss : contacts et transactions; QuickBooks et Zoho Books : factures, paiements et dépenses); lorsqu’un courtier, une agence ou un membre de votre équipe qui utilise nos services inscrit dans un dossier des renseignements vous concernant; ou encore tel que permis par les lois applicables. Nous n’achetons pas et ne louons pas de renseignements personnels auprès de courtiers en données.

L’utilisation et le transfert, par entento, des renseignements reçus des API de Google respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Ces renseignements servent uniquement à fournir les fonctionnalités que vous voyez dans entento : envoyer des courriels depuis votre adresse, afficher les échanges liés à un dossier, signaler les courriels des personnes liées à vos dossiers qui attendent votre réponse et vous suggérer une réponse que vous révisez avant de l’envoyer, inscrire vos dates à votre agenda, synchroniser vos tâches et enregistrer vos documents dans Google Drive. Pour signaler ces courriels et suggérer une réponse, le texte du plus récent message est traité par Google Gemini au moyen des serveurs d’entento; seuls une courte description de la demande et la réponse suggérée sont conservés, et ils sont supprimés lorsque la personne écrit de nouveau, lorsque vous utilisez ou abandonnez la réponse, après 30 jours ou lorsque vous désactivez la lecture des courriels. Ils ne sont ni vendus, ni utilisés à des fins publicitaires, ni utilisés pour développer ou entraîner des modèles généraux d’intelligence artificielle. Aucune personne ne lit vos courriels, sauf avec votre consentement, pour des raisons de sécurité ou pour se conformer à la loi. Vous pouvez déconnecter Google à tout moment dans Paramètres › Intégrations.

Nous recueillons des renseignements personnels automatiquement sur nos sites web et applications, qui sont fournis par le biais d’outils analytiques ou de marqueurs numériques. Ces outils analytiques ne recueillent qu’un ensemble limité de données, soit la date et l’heure de la visite, les pages et les écrans consultés, les fonctionnalités utilisées, les boutons et les liens sur lesquels vous cliquez (y compris leur texte), la durée de la session ainsi que le type et la version du navigateur, de l’appareil ou du système d’exploitation que vous utilisez. Seulement si vous acceptez les témoins d’analyse dans l’avis sur les témoins, votre adresse du protocole Internet (adresse IP) est aussi recueillie et ces données sont liées à votre compte (nom et adresse courriel) afin que nous puissions vous aider lorsque vous communiquez avec nous. Nous n’enregistrons pas votre écran. Nous conservons également des rapports d’erreurs techniques (message d’erreur, page ou écran concerné, version de l’application et type d’appareil) afin de corriger les problèmes. Sur notre site web, ces renseignements sont recueillis à l’aide de témoins de connexion (« cookies »), tel que plus amplement décrit ci-après; nos applications mobiles recueillent les mêmes renseignements, sans témoins, lorsque vous êtes connecté.

Nous ne recueillons aucune information liée aux cartes de paiement. Les paiements effectués sur nos sites web ou applications sont traités directement par notre fournisseur de services de paiement, Stripe, Inc., qui a seul accès aux renseignements de la carte de paiement et qui est certifié PCI-DSS de niveau 1. Les transactions en ligne sont sécurisées conformément aux normes de transmission de ce fournisseur, afin de permettre la transmission et le traitement sécuritaires des transactions.

Fins de la collecte

Nous recueillons des renseignements personnels pour les fins suivantes :

fournir les services demandés ou des renseignements demandés par vous;
traiter vos demandes et gérer vos inscriptions, transactions, contacts, documents et signatures;
vous envoyer les courriels et les notifications liés aux services;
gérer la facturation et traiter les paiements;
traiter et résoudre les plaintes et les insatisfactions;
communiquer avec vous dans le cadre de nos activités, à des fins d’assurance de la qualité interne ou pour gérer la qualité de l’information fournie;
détecter et prévenir les fraudes, les abus et les incidents de sécurité;
comprendre comment nos services sont utilisés afin de les améliorer et d’en corriger les erreurs, ainsi qu’à des fins statistiques et comptables (dans ce dernier cas, les renseignements personnels sont agrégés et anonymisés);
vous informer des nouvelles, des mises à jour, des renseignements et des offres spéciales concernant les services de la Société, conformément aux lois dites anti-pourriel et avec votre consentement express lorsque requis (vous pouvez vous désabonner en tout temps);
si nous avons des motifs raisonnables de croire qu’ils peuvent être utiles dans le cadre d’une enquête portant sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique;
créer et administrer votre compte et votre abonnement, y compris la période d’essai gratuite;
tel que requis ou permis par les lois applicables.

En plus des fins précitées, nous vous informerons d’autres fins pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis au plus tard au moment où ils sont recueillis.

Si nous désirons utiliser vos renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins qui ne vous ont pas été préalablement communiquées, nous vous demanderons alors votre consentement distinct avant de les utiliser, à moins que les lois applicables nous permettent de le faire sans votre consentement.

Les technologies utilisées qui comprennent des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage des personnes

Nous pouvons utiliser des témoins de connexion (« cookies »). Les témoins sont des fragments de renseignements envoyés à votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous consultez un site web. Les témoins s’enregistrent, de façon temporaire ou permanente, sur le disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil mobile, laissant ainsi une trace de votre visite. Lorsque vous consultez un site web, un témoin peut ainsi être créé et conservé, ce qui permet de vous « reconnaître » à chaque fois que vous consultez le site web.

Les témoins qui permettent de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer votre profilage sont désactivés par défaut. Vous devez d’abord les accepter. Vous pouvez refuser ces témoins, mais dans un tel cas, vous ne pourrez pas bénéficier de certaines fonctionnalités.

Les témoins peuvent nous permettre d’analyser vos préférences personnelles, vos intérêts ou votre comportement lorsque vous naviguez sur Internet. Ils permettent ainsi d’améliorer votre expérience en ligne en enregistrant vos préférences de navigation, d’analyser le fonctionnement de nos sites web, d’effectuer des analyses statistiques et de vous recommander du contenu.

Nous utilisons les témoins suivants : (1) des témoins et du stockage local essentiels, déposés par entento, qui maintiennent votre session de connexion et mémorisent vos préférences (langue, format de date, affichage) ainsi que votre choix en matière de témoins; ces témoins ne permettent pas de vous identifier à des fins de profilage et ne requièrent pas votre consentement; (2) des témoins d’analyse de PostHog, Inc. (fournisseur d’outils analytiques, politique de confidentialité : https://posthog.com/privacy), qui associent votre utilisation de notre site web à votre adresse IP, à votre nom et à votre adresse courriel, et qui ne sont déposés que si vous les acceptez dans l’avis sur les témoins. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien « Paramètres des témoins » de notre politique de confidentialité en ligne. Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire.

Nous vous demanderons préalablement si vous acceptez ou refusez l’installation de témoins, si ces témoins permettent de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage.

De nombreux sites web importants utilisent des témoins. La plupart des navigateurs sont configurés au départ pour les accepter. Si vous le désirez, vous pouvez modifier les réglages de votre navigateur pour qu’il vous avertisse au moment de la réception d’un témoin ou qu’il refuse de les accepter.

Bien que vous ne soyez pas obligés d’accepter les témoins, il est par contre possible que certaines fonctionnalités d’un site web puissent ne pas fonctionner correctement si vous refusez l’installation de témoins. Vous pouvez consulter le lien suivant pour avoir un aperçu de la manière de bloquer ou de supprimer les témoins sur les navigateurs les plus courants : https://www.allaboutcookies.org/fr/

Refuser la collecte des renseignements personnels

Vous pouvez refuser la collecte de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, le refus d’un tel consentement pourrait limiter notre capacité à vous offrir des services ou de vous vendre des produits. Nous ne refuserons pas d’acquiescer à une demande de produit ou de service de votre part si vous refusez un tel consentement à moins que la collecte ne soit nécessaire dans un tel cadre. Votre consentement à ce que nous utilisions vos renseignements personnels à l’égard de fins secondaires (par exemple pour du marketing) n’est donc pas obligatoire.

Accès aux renseignements personnels au sein de l’entreprise et à l’extérieur de l’entreprise?

Seuls les membres de notre personnel qui sont autorisés et qui ont besoin d’avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y ont accès. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements personnels nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous ne communiquerons à des tiers des renseignements personnels vous concernant (le type de renseignements communiqués dépend de la situation) que dans les cas suivants :

vous nous avez autorisé à communiquer les renseignements à un tiers à une fin précise;
les tiers qui agissent pour le compte de la Société à titre de mandataires ou de fournisseurs de services (par exemple : Supabase, Inc., pour l’hébergement de la base de données (au Canada), l’authentification et le stockage des fichiers, qui reçoit l’ensemble des renseignements de votre compte; Vercel Inc., pour l’hébergement de notre site web, qui reçoit l’adresse IP et les données techniques de connexion; Stripe, Inc., pour le traitement des paiements, qui reçoit vos nom, adresse courriel et renseignements de facturation; Google LLC, pour les fonctions d’intelligence artificielle (Gemini), la recherche d’adresses et les cartes ainsi que les polices de caractères de notre site web, qui reçoit le contenu que vous soumettez à ces fonctions et, lorsqu’une page charge ses polices, votre adresse IP; PostHog, Inc., pour l’analyse de l’utilisation, qui reçoit les données d’utilisation liées à vos nom et adresse courriel; Resend, Inc., pour l’envoi des courriels, qui reçoit l’adresse du destinataire et le contenu du courriel; 650 Industries, Inc. (Expo), pour la transmission des notifications à l’application mobile, qui reçoit l’adresse de notification du téléphone ainsi que le titre et le texte de la notification; Apple Inc., pour la transmission des notifications aux iPhone et iPad, qui reçoit les mêmes renseignements, et pour les abonnements achetés dans l’application mobile, qu’Apple traite avec votre compte Apple; RevenueCat, Inc., pour la gestion des abonnements achetés dans l’application mobile, qui reçoit l’identifiant de votre compte et les détails de l’achat; le service de notifications de votre navigateur web (par exemple Apple, Google ou Mozilla), lorsque vous activez les notifications sur le site web, qui ne reçoit chaque notification que sous forme chiffrée), et les renseignements leur sont communiqués uniquement dans ce cadre, étant entendu que ces tiers doivent respecter des modalités contractuelles strictes qui les obligent à maintenir la confidentialité de tous les renseignements, à ne les utiliser que dans ce cadre et à ne pas conserver les renseignements à l’expiration du contrat;
pour satisfaire des exigences légales;
si nous sommes tenus de fournir des renseignements personnels en réponse à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, à une assignation à produire des documents, à une enquête des autorités, ou lorsque cela est exigé autrement par les lois applicables;
si jamais la Société vend son entreprise ou ses actifs, en tout ou en partie, ou encore fusionne, tel que requis par une telle transaction, ainsi que dans le cadre de la vérification diligente;
tel que requis ou permis par les lois applicables.

Les membres de notre personnel sont informés par nous de leur obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels et nous les sensibilisons à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Les membres de notre personnel ne peuvent utiliser les renseignements personnels que conformément aux modalités de la présente politique et de nos autres politiques.

Les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables de nature physique, technologique et administrative pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. La nature des mesures de sécurité varie en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Ces mesures incluent ce qui suit :

des mesures physiques, par exemple l’hébergement de nos données dans des centres de données sécurisés exploités par nos fournisseurs de services;
des mesures technologiques, par exemple le chiffrement des données en transit (TLS 1.2 ou plus) et au repos (AES-256), le hachage des mots de passe et des contrôles d’accès au niveau de la base de données qui limitent chaque utilisateur à ses propres renseignements;
des mesures administratives, par exemple des contrôles d’accès fondés sur les rôles pour les équipes, un accès du personnel limité au strict nécessaire et des vérifications de sécurité régulières.

Où sont conservés les renseignements personnels et est-il possible qu’ils soient communiqués à l’extérieur du Québec?

Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux de la Société, dans divers systèmes informatiques de la Société ou de nos fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage de la Société ou de nos fournisseurs de services.

Vos renseignements personnels sont hébergés au Canada, sur des serveurs de Supabase, Inc. situés à Montréal, au Québec, où s’exécutent aussi les fonctions serveur qui les traitent lorsque vous utilisez entento. Ils peuvent toutefois être communiqués à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis, à nos fournisseurs de services (Vercel, Stripe, Google, PostHog, Resend, Expo, Apple, RevenueCat et le service de notifications de votre navigateur web) et, lorsque vous les connectez, à vos intégrations (Follow Up Boss, QuickBooks, Zoho Books et Dropbox), pour les fins décrites précédemment, ce qui peut inclure la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de la juridiction en question.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons les renseignements personnels que nous recueillons aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour la réalisation des fins déterminées, tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle, à des fins juridiques ou à des fins commerciales. La durée de conservation dépend des fins déterminées et de la nature de ces renseignements. À l’expiration de cette période, les renseignements sont détruits de façon définitive et sécuritaire ou ils sont anonymisés, conformément aux lois applicables.

Lorsqu’un compte est supprimé, nous conservons le nom et l’adresse courriel de la personne qui en était titulaire, ainsi que le motif qu’elle a donné pour sa fermeture, pendant un (1) an, afin de répondre aux questions concernant ce compte. Le nom et l’adresse courriel sont ensuite détruits, et seul le motif est conservé, sans aucun renseignement permettant d’identifier la personne.

Les règles applicables pour les sites web, les applications et les sites de médias sociaux exploités par des tiers

Nos sites web ou applications peuvent contenir des liens vers des sites web ou des applications de tiers (collectivement et individuellement les « Sites tiers ») qui peuvent vous faire quitter notre site web ou application. Nous fournissons ces liens par commodité. Les Sites tiers ne sont pas sous notre contrôle, et nous n’avons donc aucun contrôle sur les pratiques en matière de vie privée et de confidentialité des Sites tiers. Par conséquent, tout renseignement personnel qui est transmis par l’intermédiaire des Sites tiers est assujetti à la politique de confidentialité de ces Sites tiers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

Nous pouvons utiliser des Sites tiers de médias sociaux (par exemple, Facebook et Instagram). Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas exploités par nous. Si vous décidez d’interagir avec nous par l’entremise de ces Sites tiers de médias sociaux, vous devriez d’abord prendre connaissance de leur politique de confidentialité.

Les renseignements personnels qui sont nous sont fournis par l’entremise des comptes de médias sociaux sont recueillis afin de saisir des conversations (par exemple des questions et réponses, commentaires, « j’aime », gazouillis partagés) entre vous et nous. Ils peuvent être utilisés pour répondre à des demandes, effectuer des évaluations statistiques ainsi qu’à des fins d’établissement de rapports et pour toutes les autres fins indiquées dans la présente politique.

Vos droits et comment pouvez-vous les exercer

Vous avez les droits suivants, le tout dans les limites et selon les modalités des lois applicables :

consulter vos renseignements personnels;
rectifier ou mettre à jour vos renseignements personnels;
retirer votre consentement en tout temps (le retrait du consentement nous lie à l’égard de l’utilisation des renseignements personnels fondée sur le consentement en cause, mais n’aura pas d’incidence sur l’utilisation fondée sur votre consentement avant son retrait);
demander la suppression de vos renseignements personnels s’ils sont périmés ou non justifiés pour les fins de la collecte.
obtenir une copie des renseignements personnels que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé; vous pouvez le faire vous-même en tout temps dans entento, à partir des Paramètres (« Télécharger toutes les données »).

Si vous demandez à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels, le traitement de cette demande dépendra de la situation et du but visé. Selon le cas :

vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service ou un produit qui en dépend;
vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire.

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

Vous pouvez exercer les droits qui précèdent en tout temps en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société (voir ci-après).

La demande doit contenir suffisamment d’information pour que nous soyons capables de la traiter. Nous nous engageons à répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, dans la mesure du possible, dans les trente (30) jours, tel que prévu aux lois applicables. Toutefois, nous devrons d’abord vérifier l’identité de la personne faisant la demande.

Nous veillerons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Il est toutefois de votre responsabilité de vous assurer de mettre à jour vos renseignements personnels, tels que vos coordonnées, auprès de nous.

Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Vous pouvez porter plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société (voir ci-après) si vous estimez que nous ne nous conformons pas à nos obligations en matière de protection des renseignements confidentiels. Nous accuserons réception de votre plainte, pourrons vous contacter pour obtenir des précisions, faire enquête sur la plainte de manière confidentielle, et vous faire part des conclusions de l’enquête. Si votre plainte est justifiée, nous prendrons alors les mesures appropriées pour corriger la situation. En cas d’insatisfaction de votre part de cette étude interne de votre plainte, vous pouvez vous adresser aux organismes qui ont compétence en matière de protection des renseignements personnels : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (au niveau fédéral), Commission d’accès à l’information du Québec, Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia ou Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta.

Contact

Vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société par courriel (support@entento.com) pour exercer vos droits, pour poser des questions sur nos pratiques relatives aux renseignements personnels ou pour formuler une plainte relative à la protection des renseignements personnels.